5 ajustes fáceis que o tornarão muito mais produtivo

Hoje em dia, todos precisam fazer mais com menos - e algumas pessoas estão pregando. Então, quais são as superstars de produtividade que você não está? O treinador de liderança e liderança Ellen Faye revela algumas das melhores dicas para se tornar mais eficiente.

1. Triage seu e-mail

Se você o deixar, o e-mail pode assumir o dia inteiro de trabalho. De acordo com Faye, a melhor maneira de lidar com o dilúvio diário de e-mail é triar com um sistema "FAD": arquivo, ação, exclusão.

 Arquive qualquer coisa que você achar que possa precisar para referência futura, diz Faye. Algumas pessoas gostam de um grande sistema de arquivamento global que podem pesquisar facilmente, como pastas datadas (maio de 2017, por exemplo), diz Faye.

Outros são mais analíticos e preferem um sistema baseado em projetos, assuntos ou tarefas. "Basta encontrar algo que funcione para você, para que você possa enviar o e-mail ao seu campo de energia até que você precise", diz Faye.

Os únicos e-mails em sua caixa de entrada devem ser aqueles que exigem ação. "Se você arquivar aqueles em qualquer tipo de pasta, você também pode esquecer que eles já existiram", diz Faye. Etiqueta ou estrela dentro da sua caixa de entrada para sinalizar as ações prioritárias.

 A principal coisa a fazer para agilizar sua caixa de entrada, diz Faye, é apagar. "Depois de determinar que não precisa [uma mensagem], exclua-a imediatamente. Deixar o lixo na sua caixa de entrada mata a produtividade porque você não consegue encontrar as coisas importantes", explica.

2. Priorize suas coisas a fazer

Divida as tarefas em quatro baldes. O primeiro, "crítico", é qualquer coisa que aconteceu hoje ou você não pode sair do escritório, diz Faye. O próximo é "quente", o que significa qualquer coisa que precisa acontecer nos próximos dias ou você sofrerá uma conseqüência, ela diz. "Isso pode ser que vai custar-lhe dinheiro se eles não acontecerem, ou você vai perder uma oportunidade, ou você ficará envergonhado", explica ela. As outras duas categorias são "mais cedo" e "mais tarde". "Este sistema permitirá que você concentre seu tempo e energia no trabalho mais importante", explica Faye.

3. Vá com o "fluxo"

Todo mundo tem um relógio corporal diferente, um "fluxo" diferente, diz Faye. "Quando você ouve seu corpo, sua eficácia melhora". Embora nem todos tenham o luxo de estabelecer seus próprios horários, a maioria das pessoas pode decidir quando se concentrar em quais tarefas dentro de um dia útil. Você é mais claro e criativo pela manhã? Use esse tempo para fazer tarefas que exigem essas habilidades, como a escrita. Não tanto na parte da tarde? Descarte mais coisas insensíveis como o arquivamento.

4. Use a regra 80/20

"Simplificando, 20 por cento de entrada produz 80% de saída" em muitos casos, explica Faye. Então, saiba onde você pode dar 20 e obter 80 - escrevendo e-mails rápidos e não perfeitos, por exemplo; ou trazendo clientes que trazem altas receitas e abandonando os que não o fazem. Mas você também precisa saber quando precisa dar 100 por cento, como escrever uma proposta para um novo contrato ou quando o seu chefe pede que você realize um projeto significativo.

5. Diga "não"

Steve Jobs disse: "As pessoas pensam que o foco significa dizer sim ao que você precisa se concentrar. Mas ... significa dizer não às cem outras boas idéias que existem. Você precisa escolher com cuidado. Eu realmente sou como orgulhoso das coisas que não fizemos como as coisas que fiz. A inovação diz "não" a mil coisas ".

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Se uma oportunidade lhe custará tempo ou recursos, Faye sugere dormir nessa antes de dizer que sim. "As pessoas ficam atraídas pela emoção", ela explica, mas "24 horas podem dar-lhe uma perspectiva totalmente nova. Se isso não se encaixa em seus objetivos ou se você deva desistir de uma oportunidade ainda maior como resultado , você pode dizer: "Não, obrigado".